Las reuniones suelen ser un punto de frustración para muchos trabajadores, especialmente luego que el teletrabajo las convirtiera en videollamadas. El término "fatiga de Zoom" se popularizó rápidamente, dado que las reuniones remotas generan más cansancio que las que se realizan cara a cara.
Estos son algunos puntos que aplicamos en AltaVoz y que pueden ayudar a evitar este problema, logrando que el trabajo fluya mejor.
1. Tener una agenda clara
Citar una reunión en la que no está claro qué es lo que se discutirá o qué se busca lograr puede generar videollamadas extensas en las que no se resuelve nada. Para evitar esto, oblígate a resumir el propósito y objetivos de la cita al momento de agendar la llamada. Comparte esta información con todos los participantes, de manera que estén preparados al momento de la reunión.
2. Sólo invita a las personas que necesitan participar
Trata de limitar los participantes de la reunión solo a las personas involucradas en el tema a discutir. Invitar a todo el mundo hace perder tiempo a las personas que no tienen relación con la discusión, en momentos en que muchos están más ocupados de lo normal con niños en casa y tareas del hogar.
3. Comienza a la hora
Iniciar la reunión a la hora indicada demuestra respeto por el tiempo de los demás participantes, y establece también un ejemplo para el comportamiento esperado de los demás. Lo mismo corre para la hora de término de la reunión.
4. ¿Realmente es necesaria esta reunión?
Como dice el meme, "esta reunión pudo ser un email". Evalúa si realmente es necesario hacer una reunión para este tema, o si es posible comunicarse de forma más eficiente usando otros canales como el correo electrónico, el chat de la oficina o quizás un llamado telefónico. Si lo que necesitas hacer es entregar información, y no consultar opiniones, lo más probable es que sea suficiente con un email.
5. Haz seguimiento
Al concluir una reunión, anota los puntos más importantes en una minuta e indica los siguientes pasos a seguir, de manera que los temas no queden en el aire. Así, todos saben lo que tienen que hacer y no habrá confusiones hasta la próxima reunión.
